1. 공문서의 개념
문서는 일반적으로 사람의 의사라 사물의 형태, 관계 등을 문자, 기호, 숫자 등을 활용하여 종이 및 매체에 기록, 표기한 것을 말하는데, 행정기관의 의사도 문서의 형태로 표시된다.
2. 문서의 필요성
가. 내용이 복잡하여 문서 없이는 업무처리가 곤란할 때
나. 업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요한 때
다. 행정기관의 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때
라. 업무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요할 때
마. 업무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때
3. 문서의 기능
가. 의사의 기록, 구체화: 문서는 사람의 의사를 구체적으로 표현하는 기능을 갖는다. 이는 문서의 기안부터 결재까지 문서가 성립하는 과정에서 나타나는 것이다.
나. 의사의 전달: 문서는 자기의 의사를 타인에게 전달하는 기능을 갖는다. 이는 의사를 공간적으로 확산하는 기능으로서 문서의 발송, 도달 등 유통과정에서 나타난다.
다. 의사의 보존: 문서는 의사를 오랫동안 보존하는 기능을 갖는다. 이는 의사표시를 시간적으로 확산시키는 역할을 한다.
라. 자료 제공: 보관, 보존된 문서는 필요한 경우 언제든 참고자료 내지 증거 자료로 제공되어 행정활동을 지원, 촉진한다.
마. 업무의 연결, 조정: 문서의 기안, 결재 및 협조 과정 등을 통해 조직 내외의 업무처리 및 정보 순환이 이루어져 업무의 연결, 조정 기능을 수행하게 된다.
4. 문서의 성립
가. 성립요건
1) 행정기관의 적법한 권한 범위 내에서 작성되어야 한다.
2) 위법, 부당하거나 시행 불가능한 내용이 아니어야 한다.
3) 벌령에 규정된 절차 및 형식을 갖추어야 한다.
나. 성립시기: 문서는 결재권자가 해당 문서에 대하여 서명(전자이미지서명, 전자문서 서명 및 행정전자 서명 푸함)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.
다. 문서의 효력발생 시기: 문서가 수신자에게 도달됨으로써 그 효력이 발생하되, 전자문서는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력됨으로써 그 효력을 발생한다고 규정하고 있다.
